- Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя 20-30% на неплановые мероприятия.
- Осуществлять реалистичное планирование.
- Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.
- Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.
- Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.
- В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.
- Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.
- Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.
- Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.
- При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.
- Предусматривать в планах время на повышение квалификации.
- Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.
- В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.
- При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.
- Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.
- Устанавливать точные сроки выполнения дел.
- Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.
- Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.
- Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.
- Составлять план на день накануне вечером, а утром его корректировать.
- Все планы составлять в письменной форме.
- Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.
- Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.
- Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.
- Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.
Принцип Парето гласит, что внутри определенной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем их удельный вес в численности этой группы. Данный принцип неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Применительно к принципу Парето говорят о «соотношении 80/20». Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.
На практике в связи с данной закономерностью обычно используется и проводится АВС-анализ (функционально-стоимостной анализ — Activity Based Costing).
ABC-анализ в деятельности менеджера основывается на следующей закономерности:
— важнейшие дела (категория «А») составляют около 15% количества всех дел руководителя. Значимость этих дел (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;
— на важные дела (категория «В») приходится около 20%общего числа и также 20% значимости дел;
— менее важные и несущественные дела (категория «С») составляют около 65% общего числа дел, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей значимости всех дел менеджера.
Графически это изображается с помощью кривой концентрации Лоренца.
Очевидно, что успешная деятельность менеджера предполагает выполнение, прежде всего, наиболее важных, значимых дел. В связи с этим рекомендуется за самые важные, т. е. приносящие наибольший результат, (дела «А») браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть эффекта. На дела «В» приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа менее важных и несущественных задач дает небольшой итог.
Вместо того, чтобы расходовать время на действительно важные дела, мы зачастую тратим свое время и энергию на срочные, но малозначимые дела. Редко случается, что важное дело нужно выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочное дело, как правило, мы стремимся выполнить немедленно.
Для определения приоритетов в выполнении дел целесообразно использовать правило Эйзенхауэра, согласно которому дела подразделяются на четыре группы:
А) срочные/важные;
B) срочные/менее важные;
C) менее срочные/важные;
D) менее срочные/менее важные.
Дела группы «А» руководитель должен выполнять сам, причем в первую очередь.
Дела группы «В» должны быть делегированы менеджером другим исполнителям. Основная опасность дел данной группы состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель подпадает под «тиранию» требований срочности их выполнения и в результате полностью отдается выполнению их. Возможность делегирования этой группы задач другим исполнителям объясняется тем, что для их выполнения не требуется специальных знаний и особых качеств. Руководитель должен оставить за собой только контроль сроков выполнения этих дел.
Дела группы «С». По данной группе несрочных дел менеджеру рекомендуется сначала перепроверить степень важности дел, далее определить возможность их делегирования (полностью или частично) другим исполнителям. Если такая возможность имеется, руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых дел. Если дело не может быть делегировано, то менеджер должен взяться за его выполнение сам.
Основная опасность задач данной группы дел состоит в том, что, не будучи вовремя решены, они рано или поздно превращаются в задачи срочные и в таком случае должны будут решаться лично руководителем в кротчайшие сроки.
Дела группы «D». Данная группа дел включает дела несущественные и несрочные, решение которых не входит в компетенцию руководителя, от них следует воздерживаться.
В деятельности каждого менеджера имеются действия, факторы и т. д., которые не дают ему существенных результатов, при этом ведут к неэффективному использованию его рабочего времени. Их называют «поглотителями» времени.
Правила планирования рабочего времени на неделю:
- В понедельник утром (или в пятницу вечером) следует составить список всего, что вы хотите сделать.
- Определить приоритеты, выбрать наиболее важные дела и запланировать их на начало недели.
- Составлять план недели на одном листе, разбив его на шесть колонок (соответственно дням недели).
- Выписывать ваши обязательства с фиксированным временем: назначенные встречи, собрания, необходимые звонки.
- Оставлять время для неожиданных дел.
- Однородные виды работ выполнять блоками.
- Выделить один или два дня, в течение которых вы готовите или обрабатываете документы. В эти дни недели можно провести все совещания, а в утренние часы остальных дней — выполнять аналитическую работу.
Правила планирования рабочего дня:
- Не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день.
- Планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время суток.
- Оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня.
- Не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей, если вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу.
- Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу.