Или контроль за результатами является завершающим этапом деятельности менеджера. При этом выявляется, были ли достигнуты поставленные цели, и вносятся необходимые коррективы.
Контроль охватывает три задачи:
Осмысление физического состояния: что достигнуто к моменту осуществления контроля.
Сравнение запланированного с достигнутым: в какой степени достигнута поставленная цель.
Корректировку по установленным отклонениям.
Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели.
Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени с запланированным. Для этого выделяется определенный период времени, фиксируется вся фактически выполняемая в течение этого периода работа, затраченное время, причины и детали. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени.
Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:
— какие результаты были достигнуты;
— что осталось несделанным и почему;
— где было потеряно время;
— какие можно сделать выводы для планирования следующего периода.
В период осуществления контроля за реализацией плана личной работы и выполнением конкретных дел целесообразно наряду с буквенными сокращениями важнейших элементов работы использовать для обозначения их графические символы, так называемую бюрографию.
Например:
С — срочно;
! — важно;
? — выяснить;
X — дело выполнено;
i — перенос на более поздний срок;
В — выполнить вечером (в относительно спокойное время);
К — взять на контроль;
Н.И. — поручить секретарю Наталье Ивановне;
Д — делегировать специалистам подразделения.
При помощи бюрографии можно повысить эффективность использования такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Планирование и организация работы менеджера, как видно из рассмотренного, имеет определенные сложности и требует использования специального инструментария. Но в отечественной практике имела место недооценка данных вопросов.
В отечественной практике также весьма широко используются традиционные еженедельники и ежедневники.